Toch zijn ze vaak een verspilling van tijd en geld. Hoe maak je een personeelshandboek effectiever?

Arte Nathan gebruikt zijn 30 jaar ervaring in het HR-vak om tips te geven voor een effectief personeelshandboek.

• Hou het simpel. Schrijf alsof je het aan je moeder aan het vertellen bent. Gebruik bullit-points in plaats van lange zinnen. Natuurlijk laat je er een jurist naar kijken. Maar laat het handboek niet lezen als een juridisch document.
• Neem vaak gestelde vragen (FAQ’s) op. Factsheets en vaak gestelde vragen zijn populair. Vraag dus managers en medewerkers om het concept-handboek te lezen en registreer welke vragen ze stellen. Refereer regelmatig aan deze vragen in het handboek.
• Focus op de do’s, niet op de don’ts. We leggen meestal de nadruk op wat niet mag of kan. En dan nemen we aan dat medewerkers weten wat ze wél moeten doen. Maak die vergissing niet. Leg precies uit wat je verwacht en waarom dit verwacht wordt. Schrijf het op een positieve manier op. Dat is motiverender en leidt tot hogere acceptatie. 
• Gebruik veel kleur en plaatjes. Dat ‘leest’ veel vlotter dan lange lappen tekst. Medewerkers moeten het handboek echt met plezier lezen. Dan herinneren ze zich ook de inhoud. Dit is natuurlijk niet makkelijk gezien de vooronderstellingen over hoe een handboek eruit zou moeten zien.
• Schrijf ‘los’. Het moeilijkste is ‘los’ schrijven, alsof je aan het praten bent. We zijn allemaal zo gewend om professioneel te schrijven dat we er vaak niet bij stilstaan dat dat voor veel medewerkers niet te begrijpen of verwarrend is. Hou het simpel.
• Wees niet zo serieus. Een handbook is er om een medewerker wegwijs te maken, om informatie te verschaffen. Waarom zijn alle boeken in de serie “boeken voor Dummies” zo populair? Kijk naar de manier waarop ze geschreven zijn, met quasi populair taalgebruik. Deze serie is niet voor niets zo’n succes. Deze boeken werken!
• Perfectie is de vijand van vooruitgang. Er is een obsessie om het handboek zo compleet en actueel mogelijk te maken en te houden. Maar bedenk dat op het moment dat het handboek wordt gepubliceerd het al achterhaald is. Binnen de kortste keren is het niet meer actueel. Zorg dat er ook andere manieren en kanalen zijn waar veranderingen worden gepubliceerd. Communiceer dit aan medewerkers en maak hen zelf verantwoordelijk voor het up to date blijven.

Een handboek is bedoeld om een eerste overzicht te geven van een organisatie. Het is echter niet de enige tool die je gebruikt om het hele verhaal te vertellen. Managers moeten er iedere dag voor zorgen dat medewerkers de informatie krijgen die ze nodig hebben om te functioneren. Het handboek is daarin een eerste stap. Zorg ervoor dat het simpel, cool en informatief is, zodat medewerkers het ook echt lezen en onthouden!

Het origineel is te vinden op Smartblog on workforce.

Meer Mediascan »