Maar wat gebeurt er als de directeur of CEO je persoonlijk bij zich roept en je een belangrijke taak toebedeelt die één dag per week kost, terwijl je ‘normale’ werk gewoon doorgaat? Nemen we deze opdracht aan? In 99% van de gevallen wel. Dan blijken we opeens ergens tijd te vinden.
We skippen wat minder belangrijke vergaderingen, laten ons minder storen door collega’s en doen wat minder lang over het maken van een presentatie. We gaan ervan uit dat deze imperfecties onderdeel zijn van het werk, maar onbewust (soms bewust) weten we dat dit buffer(tje)s zijn voor tijden waarin we meer moeten presteren.
Hieronder twee suggesties om ons werk wat efficiënter in te delen en zo tijd te winnen:
- Doe een snelle agenda-analyse: bekijk de afgelopen maanden. Zet een uitroepteken naast alle activiteiten/meetings waarvan je achteraf kunt stellen dat deze hebben bijgedragen aan het behalen van je persoonlijke of organisatorische doelstellingen. Kijk nu naar de overgebleven items. Welke van deze heeft geen impact gehad op doelstellingen? Zou het uit hebben gemaakt als je de betreffende vergadering had overgeslagen? Kun je een patroon ontdekken? Kijk nu naar de komende maanden. Welke meetings kun je met een gerust hart schrappen?
- Vraag om feedback: zelf hebben we vaak niet in de gaten welke tijdverslindende activiteiten we allemaal ondernemen. Vraag daarom aan ondergeschikten of collega’s of ze activiteiten van je kunnen benoemen die je minder frequent zou kunnen uitvoeren of efficiënter. Of wellicht zelf helemaal overslaan. Het zal nog verrassen wat daar uitkomt!
Iedereen kan extra tijd vinden. Druk, druk, druk is geen excuus meer.
Lees deze efficiency tip op het blog van Harvard
P&Oactueel heeft een groep op 
Altijd als eerste op de hoogte met de gratis 
